Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Industry
IT | Managed Services Provider
Location
Nederland
Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Over
BK IT Solutions is een managed service provider uit Capelle aan den IJssel, met een compact team van ongeveer 13 specialisten dat zo'n 100 organisaties bedient. Het bedrijf bouwt moderne werkplekken voor klanten op basis van Microsoft 365, Azure en Teams Calling, en zet volledig in op automatisering en standaardisatie zodat medewerkers zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Het doel is helder: blijven groeien zonder dat het team evenredig meegroeit, de service persoonlijk houden en een hoge, constante kwaliteit leveren tegen scherpe tarieven, met behoud van een gezonde marge. BK IT Solutions is een ROGER365.io Business Partner in samenwerking met ROGER365.io distributeur Gamma.
De uitdagingen
BK IT Solutions was een vroege gebruiker van telefonie in Microsoft Teams en een van de eerste bedrijven in Nederland die de telefonie volledig daar onderbracht. Naarmate het bedrijf groeide, begon het standaard Teams-telefoonsysteem echter zijn beperkingen te vertonen. Support vormt een groot onderdeel van de werkzaamheden van BK IT en het meeste daarvan verloopt telefonisch, waardoor het team veel gesprekken afhandelt. Het grootste gemis was rapportage. BK IT maakt afspraken met klanten, zoals het snel opnemen van de telefoon, en moet kunnen inzien of deze worden nagekomen, wanneer de drukke pieken vallen en of deze zich herhalen. Daarnaast gebruikt het bedrijf rapportages voor interne trainingen, om te controleren of elk supportverzoek een snelle eerste triage krijgt. Bovendien wilde het team telefonie koppelen aan de bestaande tooling en verdere stappen zetten in efficiëntie en automatisering; zaken die de standaard Teams-omgeving niet kon bieden. BK IT had meer nodig dan alleen een telefoon in Teams.
“Het standaard Microsoft Teams-telefoonsysteem was te beperkt voor ons, zeker toen we begonnen te groeien, en we misten echt goede rapportagemogelijkheden.” - Bas Kraan, eigenaar, BK IT Solutions
De oplossing
BK IT Solutions ontdekte ROGER365.io tijdens een Microsoft-evenement en de kracht ervan bleek direct: de manier waarop het koppelt met de systemen waar een team al mee werkt. Een TOPdesk-connector bestond al, dus bouwde BK IT zijn eigen koppeling met Autotask, de tool die zij intern gebruiken. Wanneer een klant nu belt, ziet de medewerker direct wie er belt, welke tickets er openstaan en zelfs de status van het netwerk van die klant, zoals of de belangrijkste verbindingen online zijn. Last-agent routing zorgt ervoor dat een terugkerende beller bij dezelfde persoon terechtkomt, wat het contact persoonlijk houdt.
Vervolgens schakelde BK IT de AI Recap-functie in. Gesprekken worden opgenomen en door AI samengevat, met een aangepaste prompt die alleen de kern van de ondersteuningsvraag behoudt en de koetjes en kalfjes wegfiltert. De samenvatting komt binnen als Teams-bericht van een chatbot, waarna de medewerker kiest om deze toe te voegen aan een bestaand ticket of een nieuw ticket aan te maken. Het meeste van wat BK IT gebruikt, zijn standaardopties in ROGER365.io; de diepere Autotask-integratie vergde wat ontwikkelwerk, gebouwd met hun ontwikkelpartner Flownetic, een Rewst -automatiseringspartner voor MSP's.
De resultaten
De grootste verandering zit in wat er na een gesprek gebeurt. Het uitschrijven van een ticket kostte voorheen minuten aan handmatige administratie en in de haast werden details soms vergeten. Nu is de AI Recap-samenvatting klaar zodra het gesprek eindigt, waardoor de medewerker met één klik een vollediger en consistenter ticket vastlegt, en een collega die de zaak later oppakt precies ziet wat er aan de hand is. Tijdens het gesprek zelf beginnen medewerkers met volledige context: de klant, openstaande tickets en de live netwerkstatus, waardoor hulp sneller start en persoonlijk blijft, versterkt door last-agent routing.
Het belangrijkste zakelijke resultaat is groei: BK IT voegt sneller klanten toe dan personeel, terwijl het persoonlijke contact dat klanten waarderen behouden blijft. Omdat ROGER365.io de kosten voorspelbaarhoudt, kan BK IT scherpe tarieven en een gezonde marge hanteren, en onderscheidt het zich als een MSP die eigen use cases bouwt. Een teken van succes: het team kijkt nu veel minder naar de beldashboards, omdat de cijfers zichzelf bewijzen.
Ervaar deze resultaten in uw eigen Microsoft 365-omgeving. Start uw gratis proefperiode!
"De echt slimme opties zoals AI Recap zijn eenvoudig in te schakelen en leveren je enorm veel productiviteit op. ROGER365.io is een belangrijke en betekenisvolle factor in ons proces geworden." - Bas Kraan, Eigenaar, BK IT Solutions
Geleerde lessen
Het advies van Bas Kraan is om snel waarde te halen uit ROGER365.io. De slimste opties, zoals AI Recap, zijn eenvoudig in te schakelen en zorgen direct voor een flinke productiviteitswinst, dus er is geen reden om te wachten. Diepere integratie, in het geval van BK IT de koppeling met Autotask, vereist enige programmeerkennis, maar het team vertrouwt voor het grootste deel op de standaardinstellingen. Een onverwachte les: nu het routinewerk is geautomatiseerd, kijkt BK IT veel minder vaak naar de beldashboards, omdat de cijfers simpelweg voor zichzelf zorgen.
De toekomst
BK IT Solutions ziet zijn toekomst in minder routinewerk en meer automatisering en AI. Standaard werkplekbeheer wordt in toenemende mate geautomatiseerd, waardoor het team de handen vrij heeft voor interessantere zaken: ze gebruiken ROGER365.io al met WhatsApp voor een klant, een kanaal dat hun klanten kunnen gebruiken. Vervolgens wil BK IT zijn AI Recap-aanpak voor klanten uitbouwen op hun eigen platforms, ongeacht welk CRM- of ERP-systeem ze gebruiken. Via zijn tweede bedrijf, Flownetic, bouwt Bas Kraan ook ROGER365.io-integraties die andere MSP's kunnen overnemen, en Bas nodigt hen uit om contact op te nemen om dezelfde oplossing te verkennen. Microsoft Teams blijft de basis, waarbij automatisering en AI van een lean MSP een onderscheidende speler maken.
Klaar om te zien hoe ROGER365.io en zijn partners uw klantcommunicatie kunnen transformeren? Plan een demo en ervaar vandaag nog de toekomst van klantinteractie.
ROGER365.io helpt onze medewerkers direct bij binnenkomst van een gesprek de klant, hun openstaande tickets en de netwerkstatus te zien, terwijl AI Recap het ticket opstelt. Hierdoor groeit ons klantenbestand sneller dan ons personeelsbestand.
Bas Kraan
Our speakers
Want to read more?
Discover fresh perspectives and practical tips in our latest whitepaper.
