Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Industry
IT | Managed Services Provider
Location
Nederland
Bitte beachten Sie, dass diese Inhalte mithilfe von KI übersetzt wurden. Trotz sorgfältiger Prüfung können automatische Übersetzungen kleinere Ungenauigkeiten enthalten, wie ungewohnte Fachbegriffe oder sprachlich nicht ganz flüssige Formulierungen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Tenga en cuenta que estos contenidos han sido traducidos mediante inteligencia artificial. Aunque procuramos garantizar la mayor precisión posible, las traducciones automáticas pueden contener pequeñas imperfecciones, como el uso de términos poco habituales o frases que no suenen completamente naturales. Agradecemos su comprensión.
Over
BK IT Solutions is een managed service provider in Capelle aan den IJssel, en wel een bewust kleine: eigenaar Bas Kraan houdt het team uit eigen beweging op ongeveer 15 personen. Het bedrijf bouwt moderne werkplekken voor klanten op basis van Microsoft 365, Azure en Teams Calling, en zet vol in op automatisering en standaardisatie zodat medewerkers zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Het doel is helder: meer klanten winnen zonder veel extra personeel aan te nemen, de service persoonlijk houden en een hoge, constante kwaliteit leveren tegen scherpe tarieven, terwijl een gezonde marge behouden blijft. BK IT Solutions is een ROGER365.io Business Partner in samenwerking met ROGER365.io distributeur Gamma.
De uitdagingen
BK IT Solutions was een vroege gebruiker van telefonie in Microsoft Teams, een van de eerste bedrijven in Nederland die daarop overstapte. Naarmate het bedrijf groeide, begon het standaard Teams-telefoonsysteem echter zijn beperkingen te tonen. Support vormt een groot onderdeel van de werkzaamheden van BK IT, en het meeste daarvan verloopt telefonisch, waardoor het team veel gesprekken afhandelt. Het grootste gemis was rapportage. BK IT doet beloftes aan klanten, zoals het snel opnemen van de telefoon, en moet kunnen zien of deze worden nagekomen, waar de drukke pieken liggen en of deze terugkerend zijn. Daarnaast gebruikt het bedrijf rapportages voor interne trainingen, om te controleren of elk supportverzoek een snelle eerste triage krijgt. Bovendien wilde het team telefonie koppelen aan de tools die ze al gebruikten en verder inzetten op efficiëntie en automatisering; zaken die de standaard Teams-omgeving niet echt kon ondersteunen. BK IT had meer nodig dan alleen een telefoon in Teams.
“Het standaard Microsoft Teams-telefoonsysteem was te beperkt voor ons, zeker toen we begonnen te groeien, en we misten echt goede rapportages.” - Bas Kraan, Eigenaar, BK IT Solutions
De oplossing
BK IT Solutions ontdekte ROGER365.io tijdens een Microsoft-evenement en de kracht ervan bleek direct: de manier waarop het koppelt met de systemen waar een team al mee werkt. Een TOPdesk-connector bestond al, dus BK IT bouwde zijn eigen koppeling met Autotask, de tool die zij intern gebruiken. Wanneer een klant nu belt, ziet de medewerker direct wie er aan de lijn is, welke tickets er openstaan en zelfs de status van het netwerk van die klant, zoals of belangrijke verbindingen online zijn. Dankzij 'last-agent routing' wordt een terugkerende beller direct doorverbonden met dezelfde persoon, wat het contact persoonlijk houdt.
Vervolgens schakelde BK IT de AI Recap-functie in. Gesprekken worden opgenomen en door AI samengevat, waarbij een aangepaste prompt alleen de kern van de ondersteuningsvraag behoudt en de koetjes en kalfjes wegfiltert. De samenvatting komt binnen als Teams-bericht van een chatbot, waarna de medewerker kiest om deze toe te voegen aan een bestaand ticket of een nieuw ticket aan te maken. Het meeste van wat BK IT gebruikt, zijn standaardopties in ROGER365.io; de diepere Autotask-integratie vergde wat ontwikkelwerk, uitgevoerd met hun ontwikkelpartner Flownetic, een Rewst -automatiseringspartner voor MSP's.
De resultaten
De grootste verandering zit in wat er na een gesprek gebeurt. Het uitschrijven van een ticket kostte voorheen minuten aan handmatige administratie, en in de haast werden details soms over het hoofd gezien. Nu is de AI Recap-samenvatting klaar zodra het gesprek eindigt, waardoor de medewerker met één klik een vollediger en consistenter ticket aanmaakt. Een collega die de zaak later oppakt, ziet direct wat er aan de hand is. Tijdens het gesprek zelf beschikken medewerkers direct over de volledige context: de klant, openstaande tickets en de live netwerkstatus. Hierdoor begint de hulp sneller en blijft deze persoonlijk, versterkt door de 'last-agent routing'.
Het belangrijkste zakelijke resultaat is groei: BK IT voegt sneller klanten toe dan personeel, terwijl het persoonlijke contact dat klanten waarderen behouden blijft. Omdat ROGER365.io de kosten voorspelbaarhoudt, kan BK IT scherpe tarieven en een gezonde marge hanteren. Bovendien onderscheidt het bedrijf zich als een MSP die eigen use cases bouwt. Een teken van succes: het team kijkt nu veel minder vaak naar de beldashboards, omdat de cijfers zichzelf bewijzen.
Ervaar deze resultaten in uw eigen Microsoft 365-omgeving. Start uw gratis proefperiode!
“De echt slimme opties zoals AI Recap zijn eenvoudig in te schakelen en leveren enorm veel productiviteit op. ROGER365.io is een belangrijke en significante factor in ons proces geworden.” - Bas Kraan, Eigenaar, BK IT Solutions
Geleerde lessen
Het advies van Bas Kraan is om snel waarde te halen uit ROGER365.io. De slimste opties, zoals AI Recap, zijn eenvoudig in te schakelen en leveren direct veel productiviteit op, dus er is geen reden om te wachten. Diepere integratie, in het geval van BK IT de koppeling met Autotask, vereist enige programmeerkennis, maar het meeste waar het team op vertrouwt, zijn gewoon standaardinstellingen. Een onverwachte les: nu het routinewerk is geautomatiseerd, kijkt BK IT veel minder vaak naar de dashbords voor gesprekken, omdat de cijfers simpelweg voor zichzelf zorgen.
De toekomst
BK IT Solutions ziet zijn toekomst in minder routinewerk en meer automatisering en AI. Standaard werkplekbeheer wordt in toenemende mate geautomatiseerd, waardoor het team de handen vrij heeft voor interessantere zaken: ze gebruiken ROGER365.io al met WhatsApp voor een klant, een kanaal dat hun klanten kunnen gebruiken. Vervolgens wil BK IT de AI Recap-aanpak voor klanten op hun eigen platforms uitbouwen, ongeacht welk CRM- of ERP-systeem ze gebruiken. Via zijn tweede bedrijf, Flownetic, bouwt Bas Kraan ook ROGER365.io-integraties die andere MSP's kunnen overnemen, en Bas nodigt hen uit om contact op te nemen om dezelfde oplossing te verkennen. Microsoft Teams blijft de basis, waarbij automatisering en AI van een lean MSP een onderscheidende speler maken.
Klaar om te zien hoe ROGER365.io en zijn partners uw klantcommunicatie kunnen transformeren? Boek een demo en ervaar vandaag nog de toekomst van klantinteractie.
“ROGER365.io helps our agents see the customer, their open tickets, and their network status the moment they call, while AI Recap drafts the ticket, so we grow customers faster than headcount.”
Bas Kraan
Our speakers
Want to read more?
Discover fresh perspectives and practical tips in our latest whitepaper.
