How Teams-native Contact Centers cut costs and boost service

Jeder Sitzungssaal steht unter dem Druck, die Kosten unter Kontrolle zu halten, während die Kundennachfrage weiter steigt. Die Herausforderung besteht darin, Effizienz und Servicequalität in Einklang zu bringen, ohne den Mitarbeitern das Leben schwerer zu machen. Die Chance besteht darin, dass die meisten Tools, die Sie benötigen, bereits in Microsoft 365 enthalten sind.

Indem Unternehmen sie in einem systemeigenen Kontaktzentrum zusammenführen, können Unternehmen doppelte Ausgaben reduzieren, Abläufe vereinfachen und den Mitarbeitern mehr Zeit geben, sich auf die Kunden zu konzentrieren.

Wo sich die Kosten leise summieren

Contact-Center-Projekte sind bekanntermaßen unberechenbar. Was als klarer Plan beginnt, wird in der Praxis oft erweitert: Lizenzen für jeden neuen Benutzer, Integrationsarbeiten, die länger dauern als erwartet, oder separate Verträge für Add-Ons wie CRM-Screenpop, WhatsApp-Konnektoren oder Wallboards. Jedes Objekt sieht für sich genommen klein aus, aber zusammen verbrauchen sie das Budget und binden IT-Ressourcen.

Altsysteme sorgen für eine weitere Belastung. Einige Unternehmen betreiben immer noch eine On-Premise-Telefonanlage, die fortlaufend gewartet und aktualisiert werden muss. Andere sind auf SaaS-Kontaktzentren von Drittanbietern umgestiegen, die sich außerhalb von Microsoft 365 befinden und ihre eigenen Lizenzmodelle und Aktualisierungszyklen mitbringen. Beide Optionen sind mit höheren Kosten und höherer Komplexität verbunden.

Im Gegensatz dazu ist eine Teams-native Lösung wie Roger365.io läuft vollständig innerhalb des Microsoft-Tenants, den Sie bereits verwalten.

Fragmentierte Toolsets verursachen den dritten versteckten Kostenfaktor. Ein typisches Kontaktzentrum verwendet möglicherweise ein System für die Weiterleitung von Anrufen, ein anderes für die Ticketausstellung und ein drittes für die Berichterstattung. Die Mitarbeiter wechseln zwischen den Tabs, und die IT-Abteilung muss mehrere Plattformen, Integrationen und Verträge unterstützen. Mit Roger365.io, Warteschlangen, Aufzeichnungen und Berichte live an einem Ort, in Teams.

Das Ergebnis überlappender Lizenzen, paralleler Plattformen und einer Vielzahl von Tools sind steigende Kosten und unvorhersehbare Rechnungen. Eine vorhersehbare Budgetierung wird schwieriger zu erreichen.

Machen Sie das Beste aus dem, was Sie bereits besitzen

Jeder Microsoft 365-Tenant enthält die Grundlage für ein modernes Contact Center. Mit Roger365.io, diese Bausteine werden in die Tat umgesetzt:

• Mannschaften bietet eine vertraute Oberfläche und unterstützt alle Sprach-, Video- und textbasierten Konversationen. Für sich genommen deckt Teams nur grundlegende Warteschlangen und Anrufweiterleitungen ab. Roger365.io erweitert dies um erweiterte Warteschlangen, Routing, Reporting und Wallboards.
• CRM-Integration ist flexibel. Viele Unternehmen verwenden Power Automate, um CRM- und Backoffice-Systeme ohne Middleware zu verbinden. Mit Roger365.io, Sie sind nicht auf einen einzigen Ansatz beschränkt, Integrationen können je nach Umgebung auch mithilfe von Logic Apps, PowerShell oder anderen Techniken erstellt werden.
• Power BI liefert Dashboards und Berichte mit Live-Metriken aus Ihrem Contact Center.

Anstatt zweimal für dieselbe Funktion zu zahlen, können Unternehmen die volle Rendite ihrer Microsoft-Investitionen ausschöpfen.

Klare Preise, keine versteckten Extras

Dank der warteschlangenbasierten Preisgestaltung wissen die Finanzteams genau, was sie jeden Monat erwartet. Fünf Warteschlangen bedeuten fünf vorhersehbare Zeilen auf der Rechnung. Keine Diskussionen über gleichzeitige oder benannte Benutzer. Insbesondere Modelle mit benannten Benutzern sind ein großer Kostentreiber, wenn Sie mit einer flexiblen Belegschaft arbeiten, und Roger365.io vermeidet diese Komplexität.

Roger365.io wird als SaaS-Anwendung bereitgestellt, die in Microsoft Teams ausgeführt wird. Es ist sowohl für Microsoft 365 als auch für Teams Contact Center zertifiziert, was bedeutet, dass es den strengen Sicherheits-, Compliance- und Governance-Standards entspricht, die von Microsoft definiert wurden.

Und die typischen Add-Ons verschwinden:

• Keine Integrationsgebühr für CRM-Bildschirm-Popup
• Keine Upgrade-Gebühr, wenn Microsoft eine API aktualisiert
• Keine separate Lizenz für Analysen (für Kunden mit einem Power BI-fähigen Microsoft 365-Abonnement)

Eine Plattform. Eine vorhersehbare Rechnung.

Fünf Bereiche, in denen sich die Zahlen verbessern

Kosteneinsparungen sind nur der Anfang. Ein auf Teams basierendes Kontaktzentrum wirkt sich auch auf die allgemeine Leistung aus:

1. Lizenzkonsolidierung: weniger externe Abonnements.
2. Zeit pro Interaktion: Automatische Protokollierung und ein einziger Workflow sparen 2—3 Minuten pro Konversation. Multiplizieren Sie das mit den Warteschlangen, und der Gewinn ist erheblich.
3. Geringerer IT-Arbeitsaufwand: kein paralleles System, das gewartet werden muss.
4. Glücklichere Kunden: Schnellere Antworten und reibungslosere Übergaben reduzieren Frustration und Abwanderung.
5. Glücklichere Mitarbeiter: vertraute Tools und weniger manuelle Arbeit senken den Stress, reduzieren den Krankenstand und senken die Rekrutierungskosten.

Zusammen verbessern diese Verbesserungen sowohl die Servicequalität als auch die finanzielle Leistung.

Nativ in Teams, dem die IT vertraut

Eine in Teams integrierte Lösung fühlt sich sofort vertraut an. Agenten melden sich wie gewohnt an, Supervisoren verwalten Warteschlangen und Dashboards im Teams-Verwaltungszentrum, und die IT-Abteilung vermeidet eine weitere isolierte Plattform für Patches oder Support.

Wenn Microsoft Teams aktualisiert, bewegt sich das Contact Center im Gleichschritt. Das senkt das Betriebsrisiko und senkt die Kosten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

ROI, der über Einsparungen hinausgeht

Die Senkung der Kosten ist wichtig, aber die größere Rendite liegt in Produktivität und Loyalität:

• Agenten gewinnen Luft zum Atmen, was den Stress senkt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie bleiben. Das bedeutet weniger Fluktuation, niedrigere Rekrutierungskosten und erfahrenere Mitarbeiter, die Kunden betreuen.
• Kunden erhalten schnellere, klarere Antworten, was sie loyal hält und die Abwanderung reduziert. Treue Kunden bleiben länger, geben mehr aus und die Bedienung ist kostengünstiger.
• Innovationsbudgets wachsen, als Lizenzeinsparung kostenlose Ressourcen für KI, Automatisierung oder proaktive Serviceverbesserungen.
• Das Management erhält Daten, die für den Vorstand bereit sind, mit Live-Metriken in Power BI.
• Microsoft 365 hält endlich, was es verspricht, da integrierte Contact-Center-Tools die bereits vorhandenen Lizenzen voll ausschöpfen.

Das Ergebnis ist ein reibungsloser Betrieb, der Mitarbeiter und Kunden bindet und das Beste aus dem Microsoft-Stack herausholt, für das Sie bereits bezahlen.

Bereit, doppelte Ausgaben zu beenden?

Ihre Microsoft 365-Lizenzen sind bereits bezahlt. Die Kunden rufen bereits an. Mit einem Teams-eigenen Kontaktzentrum können Sie sie besser bedienen und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten.

Sehen Sie es in Aktion:

• Eine Demo buchen um Warteschlangen, Berichte und die Agentenansicht zu erkunden.
• Eine Testversion starten um den Unterschied bei Ihrem eigenen Mieter zu erleben.
• Sprich mit uns über Ihre Roadmap und Ihre Anforderungen.

Setzen Sie bestehende Investitionen in messbare Ergebnisse um, ohne zweimal zu zahlen.

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